ofinanse

Wybór odpowiedniego narzędzia do obsługi finansów i rozliczeń to jedno z kluczowych zadań każdego właściciela firmy. W dobie cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na program do fakturowania, który znacznie przyspiesza proces wystawiania faktur. Zbliżające się wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) całkowicie zmienia podejście do wystawiania dokumentów – od tej pory nie wystarczy już tylko szybkość. Na pierwszy plan wysuwają się dokładność, bezpieczeństwo i możliwość automatycznej kontroli danych.

W tym artykule podpowiemy, jak dobrać program do faktur w realiach KSeF, na co zwrócić szczególną uwagę i jakie funkcje powinno posiadać nowoczesne oprogramowanie, aby zapewnić firmie komfort i bezpieczeństwo w codziennym fakturowaniu.

Szybkość czy precyzja – co jest ważniejsze?

Jeszcze do niedawna reklamy systemów fakturowych koncentrowały się na czasie potrzebnym do wystawienia dokumentu. Hasła typu „faktura w 10 sekund” czy „ekspresowe fakturowanie” przyciągały uwagę przedsiębiorców, którzy chcieli maksymalnie oszczędzić czas. Jednak wraz z wejściem w życie KSeF priorytety ulegają istotnej zmianie.

Od przyszłego roku dokument przesłany do systemu KSeF będzie nieedytowalny – nie będzie dało się go poprawić, jak to miało miejsce wcześniej. Ponadto zniknie możliwość wystawiania not korygujących. Oznacza to, że każdy najmniejszy błąd w treści faktury trzeba będzie prostować poprzez wystawienie faktury korygującej, co generuje dodatkowe obowiązki i potencjalnie opóźnia proces rozliczeń.

Dlatego kluczową rolę zaczyna odgrywać precyzja – odpowiedni program do wystawiania faktur powinien chronić użytkownika przed pomyłkami, wskazywać nieścisłości i wymuszać wprowadzenie kompletnych danych jeszcze przed wysyłką do KSeF.

Jakie funkcje są niezbędne w czasach KSeF?

Dobry program do faktur to nie tylko prosty edytor dokumentów. Nowoczesne rozwiązania oferują szereg funkcji, które pomagają zminimalizować ryzyko błędów i usprawniają codzienną pracę. Najważniejsze z nich to:

• Bazy danych kontrahentów i towarów – możliwość zapisywania NIP-ów, adresów, rachunków bankowych kontrahentów czy informacji o towarach i usługach, pozwala przyspieszyć proces fakturowania i ograniczyć ręczne wpisywanie danych.
• Mechanizmy walidacji i ostrzeżenia – system powinien automatycznie przeliczać kwoty netto, brutto i VAT, blokować błędnie wpisane dane i sygnalizować rozbieżności, zanim dokument zostanie zatwierdzony.
• Podgląd dokumentu w PDF – prosta funkcja, która umożliwia ostateczną kontrolę wyglądu i treści faktury jeszcze przed wysłaniem jej do systemu.
• Alerty i przypomnienia – dobry program powinien informować użytkownika o konieczności wysyłki dokumentu w wyznaczonym terminie, co w kontekście KSeF ma szczególne znaczenie.

Bezpieczne i szybkie fakturowanie – czy to możliwe?

Choć priorytetem jest poprawność danych, odpowiednie narzędzie pozwala również zachować płynność pracy. Najlepsze systemy oferują funkcje takie jak:

• kopiowanie dokumentów i ich szybką edycję,
• automatyczne generowanie faktur na podstawie proform, paragonów czy zamówień,
• wystawianie dokumentów zaliczkowych bezpośrednio z poziomu kontraktów,
• wystawianie faktur i proform z poziomu cennika

Dzięki temu przedsiębiorca oszczędza czas, a jednocześnie minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.

Na co jeszcze zwrócić uwagę wybierając program do faktur?

Oprócz integracji z KSeF i funkcji kontrolnych, warto przyjrzeć się dodatkowym aspektom:

• Prostota obsługi – intuicyjny interfejs wpływa na komfort pracy całego zespołu.
• Dostęp w chmurze – umożliwia wystawianie dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.
• Bezpieczeństwo danych – program musi spełniać wymogi RODO, stosować szyfrowanie i chronić dostęp do bazy klientów.
• Wsparcie techniczne – szybka pomoc konsultanta w razie problemów może znacząco usprawnić pracę firmy.
• Pełne wykorzystanie zgromadzonych danych – warto sprawdzić, czy system umożliwia wykorzystanie zgromadzonych danych do dalszej pracy np. monitorowania rozrachunków, generowania przelewów czy tworzenia zestawień i analiz.

CONTsup – nowoczesne wsparcie dla przedsiębiorcy w erze KSeF

Jednym z narzędzi, które odpowiada na wyzwania związane z KSeF, jest system CONTsup, łączący wygodę obsługi z zaawansowaną kontrolą poprawności danych.

Dzięki rozbudowanej automatyzacji procesów użytkownik zyskuje możliwość sprawnego działania – wystawianie faktur zajmuje mniej czasu, a ryzyko popełnienia błędu zostaje zredukowane do minimum. Największą wartością systemu nie jest jednak sama oszczędność czasu, ale pewność, że każda faktura jest w 100% zgodna z aktualnymi wymogami prawnymi.

CONTsup generuje dokumenty zgodne ze strukturą KSeF, pilnując, aby wszystkie obowiązkowe pola zostały wypełnione prawidłowo, a dokumenty zostały wysłane do KSeF we właściwym terminie. Program automatycznie sygnalizuje ewentualne nieprawidłowości, zanim staną się one problemem.

Ponadto aplikacja CONTsup to kompleksowy program do zarządzania finansami, który skutecznie wesprze Cię na każdym etapie Twojej pracy – od wystawiania faktur, przez generowanie przelewów po analizy finansowe. 

Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju biznesu, mając pełne poczucie bezpieczeństwa. CONTsup staje się nie tylko narzędziem do fakturowania, ale także realnym wsparciem w codziennym zarządzaniu firmą – minimalizuje ryzyko sankcji, usprawnia pracę zespołu i gwarantuje zgodność działań z obowiązującym prawem.

Podsumowanie

Wybór oprogramowania do fakturowania w czasach KSeF to decyzja strategiczna. Samo tempo wystawiania dokumentów nie wystarczy – kluczowe znaczenie ma precyzja, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych.

Dobry program powinien wspierać przedsiębiorcę na każdym etapie: od wprowadzania danych, przez automatyczne przeliczenia i walidacje, aż po wysyłkę faktury do KSeF w wymaganym terminie.

Na przykładzie CONTsup widać, że najlepsze rozwiązania potrafią połączyć szybkość działania z dokładnością i automatyzacją. W efekcie przedsiębiorca zyskuje nie tylko narzędzie do fakturowania, ale również kompleksowe wsparcie w procesach księgowych i administracyjnych.

Dlatego wybierając system, warto patrzeć szerzej – dobry program do fakturowania to inwestycja, która zwróci się w postaci oszczędzonego czasu, mniejszej liczby błędów i bezpieczeństwa w obliczu nowych regulacji.