Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych rewolucji w polskiej księgowości od lat. Cyfryzacja ma usprawnić obieg dokumentów, ale część przedsiębiorców obawia się, jak system poradzi sobie z ludzkimi pomyłkami. Zrozumienie nowych mechanizmów jest kluczowe, aby uniknąć chaosu w rozliczeniach podatkowych.

Jak działają korekty faktur w KSeF

Podstawową zmianą, jaką wprowadza system, jest likwidacja not korygujących w obrocie ustrukturyzowanym. Oznacza to, że nabywa, który zauważy błąd na otrzymanym dokumencie, nie może samodzielnie wystawić noty i wysłać jej do sprzedawcy w celu akceptacji. Jedyną drogą do naprawienia pomyłki jest korekta faktury KSeF wystawiona przez sprzedawcę.

Dokument korygujący musi mieć ściśle określoną strukturę logiczną (wzór XML). Aby korekta była skuteczna, musi odnosić się do numeru KSeF faktury pierwotnej. Wewnętrzny numer nadawany przez program księgowy to za mało. System wymaga unikalnego identyfikatora, który został nadany fakturze źródłowej w momencie jej przyjęcia przez bramkę ministerialną. 

Kiedy korekta wymaga ponownego przesłania do systemu

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w razie błędy można po prostu podmienić plik w systemie. KSeF działa jednak tak, że raz wprowadzony dokument, któremu nadano numer, nie może zostać usunięty ani anulowany w taki sposób, by zniknął z rejestru. Każda faktura korygująca KSeF jest nowym, odrębnym bytem, który modyfikuje pierwotny zapis, ale go nie wymazuje. Jeśli zorientujemy się, że faktura zawiera błąd, zanim wyślemy ją do KSeF (na przykład w naszym systemie EPR), możemy ją edytować bez konsekwencji. Jeśli jednak dokument trafi na serwery Ministerstwa Finansów, jedyną drogą jest wystawienie korekty. Dotyczy to zarówno błędów w danych liczbowych (np. stawki VAT, wartości brutto/netto), jak i pomyłek w danych formalnych, jak błędna nazwa towaru czy data sprzedaży.

Najczęstsze błędy przy korektach w KSeF

Automatyzacja procesu nie eliminuje czynnika ludzkiego. Temat taki jak KSeF korekta faktur często wiąże się z problemami technicznymi na styku systemu finansowo-księgowego firmy a platformą rządową. Częstym błędem jest próba wysyłania korekt do dokumentu, który nie został jeszcze przetworzony przez system, czyli nie ma nadanego numeru KSeF. W takiej sytuacji system odrzuci korektę. Innym wyzwaniem są natomiast korekty zbiorcze. Choć przepisy dopuszczają korygowanie wielu faktur jednym dokumentem, w strukturze logicznej e-Faktury trzeba bardzo precyzyjnie wskazać numery KSeF wszystkich korygowanych pozycji. Przeoczenie identyfikatora sprawi, że cała paczka danych może zostać zakwestionowana lub nieprawidłowo zaksięgowana po stronie kontrahenta.

Korekty in minus i in plus – różnice praktyczne

Nowy system znacząco upraszcza rozliczenia w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania. Dotychczasowa papierologia związana z potwierdzeniem odbioru korekty przez nabywcę odchodzi do lamusa. W nowym modelu KSeF korekta in minus jest uznana za doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru w systemie. Dla sprzedawcy oznacza to prawo do obniżenia VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą, bez konieczności oczekiwania na podpis klienta czy zwrotkę mailową. Z kolei KSeF korekta in plus, czy zwiększająca podstawę opodatkowania, rządzi się nieco innymi prawami, które są zbliżone do dotychczasowych zasad ogólnych. Dzięki natychmiastowej widoczności dokumenty w systemie nabywca od razu wie, że musi doliczyć odpowiednią kwotę do swoich zobowiązań, co usprawnia przepływ pieniędzy i informacji między stronami transakcji.

Jak przygotować procedurę korekt w firmie

Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia zakupu odpowiedniego oprogramowana, ale przede wszystkim zmiana procesów biznesowych. Kluczowym elementem przygotowań powinno być odpowiednie przeszkolenie personelu. Warto regularnie inwestować w wiedzę pracowników w działu księgowego i handlowego, aby rozumieli nową logikę obiegu dokumentów. Błędy wynikające z niewiedzy są zazwyczaj najkosztowniejsze.

Procedura wewnętrzna powinna jasno określać, kto ma uprawnienia do zatwierdzania korekt i w jakim momencie następuje wysyłka do ministerstwa. Dobrą praktyką jest wprowadzenie dodatkowego etapu weryfikacji faktury w systemie EPR tuż przed jej wysyłką. Pozwala to wyłapać większość oczywistych pomyłek i zminimalizować konieczność późniejszego korygowania dokumentów, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko kontroli skarbowej.